Viagem de trabalho: o que você precisa saber

Uma viagem de trabalho é o deslocamente do funcionário para outra cidade, representando a empresa em eventos ou negociações específicos.

Essa viagem pode ser para algum cliente especial, para uma feira ou ainda para um treinamento, por exemplo, dentro de uma filial.

No entanto, é importante que essas viagens sejam bem planejadas, desde a sua rota até o limites de gastos.

Além disso, é preciso saber onde se hospedar, o que levar na mala, os principais apps de viagem, comunicação com a família e o gestor, dentre outros itens essenciais para uma viagem de trabalho tranquila e segura.

Neste artigo, vamos aprender como fazer um bom planejamento de viagem de trabalho, quais são as melhores ferramentas para nos auxiliar, dicas para encontrar bons lugares de almoço, o que levar na mala, e como prestar contas dos gastos e reembolsos de viagem.

O que é uma Viagem de Trabalho?

Uma Viagem de Trabalho é uma viagem realizada por um profissional a trabalho, geralmente para atender a uma demanda específica da empresa, como participar de uma reunião, dar uma palestra, fechar um negócio ou realizar algum tipo de atividade relacionada ao seu trabalho em um local diferente do seu escritório ou sede.

Essa viagem pode envolver diferentes tipos de deslocamento, como avião, trem ou carro, e pode durar desde algumas horas até alguns dias, dependendo da necessidade e da distância a ser percorrida. O objetivo principal é cumprir com as obrigações profissionais fora do ambiente de trabalho habitual.

Como montar a mala ideal para sua viagem de trabalho?

Uhuu, chegaram as férias (na realidade eu não vejo a hora de chegar as minhas, acredite)! Parece fácil até você abrir o armário. A dica de ouro? Seja prático. Escolha roupas versáteis que combinem entre si, assim você não precisa levar muitas peças.

E, claro, não se esqueça dos itens essenciais de trabalho. Depois de ter tudo pronto, lembre-se de deixar um espacinho para aqueles souvenirs locais.

E eu já falei de carregadores? Eles são fundamentais, mas calma! Daqui a pouco, eu vou te falar dos apps que vão te ajudar nessa viagem de trabalho.

Dicas de roupas e itens para viagem de trabalho

Qual a melhor hospedagem em viagens de trabalho?

Definir a hospedagem é muito importante, mas acho que você já deve saber isso, pois o impacto de uma escolha ruim pode estragar todo esse período. Veja, quem nunca alugou uma casa na praia e procurou ler os comentários antes, não é mesmo? Assim vale para a hospedagem de trabalho.

Assim como eu, qualquer um quer conforto, mas também precisa de Wi-Fi de qualidade para as reuniões e poder curtir o trabalho de forma tranquila. Busque por hotéis ou acomodações bem localizadas, perto de onde suas atividades vão acontecer.

Além da localização, pense em serviços como café da manhã. Começar o dia com uma boa refeição faz toda a diferença.

E sabe o que mais pode ser um diferencial? Um bom lugar para networking!

Networking potente na viagem de trabalho

Sabe aquele café do hotel ou o espaço comum em um coworking? São ótimos lugares para conhecer pessoas. Durante sua viagem de trabalho, não perca a oportunidade de expandir sua rede de contatos.

E não esqueça de adicionar esses novos contatos em seus apps de relacionamento profissional. Aliás, falando em apps…

Apps essenciais para viagem de trabalho

Não dá pra viajar sem tecnologia ao seu lado. Tem apps que ajudam desde a montar a mala até a encontrar o melhor local para reuniões.

O Google Maps, por exemplo, é ótimo para te guiar pela cidade. Outros, como o Slack ou Zoom, são perfeitos para manter a comunicação com a equipe.

Apps Essenciais para o Executivo em Viagem

Sabemos que o tempo é valioso, então selecionamos alguns apps que vão facilitar (e muito) sua próxima viagem de negócios:

• Expensify
  Controle de despesas? Deixa com o Expensify. Ele te ajuda a organizar gastos, montar relatórios e até pedir reembolsos. Dá uma olhada
• TripIt
  Viajar sem stress é com o TripIt. Planeje seus roteiros, reserve tudo o que precisa e compartilhe sua agenda com a equipe. Conheça mais
• Evernote
  Anote, salve e organize! O Evernote é seu assistente pessoal em forma de app, ideal para não esquecer nenhum detalhe da trip. Saiba mais
• Google Agenda
  Compromissos e reuniões na palma da mão. O Google Agenda garante que você não perca nada importante na correria. Veja como funciona
• Waze
  Evite trânsito e chegue sempre no horário com o Waze. Saiba as melhores rotas e fique por dentro das condições das estradas. Dê uma espiada

Achou que acabou? Temos mais sugestões pra você:

• Google Translate
  Barreiras linguísticas? Nunca mais! Traduza instantaneamente falas e textos com esse app.
• XE Currency
  Para as viagens internacionais, saiba as conversões monetárias rapidinho.
• Nomad List
  Descubra cidades incríveis amigas dos nômades digitais.
• WiFi Map
  Conectado sempre! Encontre redes WiFi disponíveis por onde passar.

Lembre-se, o app perfeito depende do que você precisa.

Melhores Sites de Viagens com Abrangência Mundial

Após vermos os app ou aplicativos para uma viagem de trabalho, vamos também alguns sites que você e sua empresa precisam conhecer.

Até mesmo porque viajar ficou mais fácil graças à tecnologia! Confira essa lista de apps e sites que te ajudam a planejar e aproveitar sua viagem ao máximo:

• Google Flights
  Quer encontrar passagens aéreas em conta? O Google Flights compara preços de diferentes companhias, dando flexibilidade para você escolher a melhor opção. Acesse aqui
• Skyscanner
  Simples e eficiente, o Skyscanner permite que você confronte preços de passagens entre várias companhias e agências. Dê uma olhada
• Kayak
  Não é só de voos que vive o Kayak! Aqui, além de passagens, você compara preços de hotéis, carros e pacotes de viagem. Confira
• Momondo
  Buscando ofertas imperdíveis de voos? O Momondo utiliza um algoritmo especial para te mostrar os melhores preços. Explore aqui
• Booking.com
  Para achar o cantinho perfeito para sua estadia, o Booking.com tem opções que vão desde hotéis a pousadas ao redor do mundo. Veja mais
• Airbnb
  Quer uma experiência mais pessoal e local? Com o Airbnb, você aluga acomodações diretamente de quem mora no destino. Confira as opções
• Google Maps
  Indispensável na mão de qualquer viajante, o Google Maps te guia por qualquer lugar, mostrando ainda pontos de interesse, transportes e muito mais. Navegue aqui
• TripAdvisor
  Planejamento é tudo! Com avaliações de outros viajantes sobre lugares e serviços, o TripAdvisor é seu conselheiro de viagem. Dê uma espiada

Há muitos outros apps e sites por aí. A dica é experimentar e ver qual encaixa melhor com seu estilo de viajar.

E falando em aplicativos para viagem, você já pensou em como vai fazer para comer bem sem gastar muito?

Onde encontrar comida boa e barata na cidade?

Nada de gastar horrores em restaurantes caros todos os dias. Use apps de recomendações locais, ou até mesmo o Google Maps, para encontrar aqueles cantinhos escondidos que servem comida caseira e deliciosa.

Aplicativos de Entrega Internacional para Apaixonados por Gastronomia

Nada é melhor do que viajar e provar as delícias locais, não é mesmo?
Sendo assim, os aplicativos de entrega são seus aliados! Não se limite apenas ao iFood; dê uma olhada nestas opções internacionais:

• Yummy
  Disponível em mais de 150 países, o Yummy te ajuda a descobrir restaurantes locais, explorar menus e pedir pratos típicos. Confira o Yummy
• Just Eat
  Operando em mais de 20 países, o Just Eat apresenta uma variedade impressionante de restaurantes, de sabores locais a internacionais. Descubra o Just Eat
• Deliveroo
  Buscando algo sofisticado? Com presença em mais de 10 países, o Deliveroo tem em sua lista até restaurantes estrelados pelo Michelin. Explore o Deliveroo
• Uber Eats
  Com um alcance de mais de 60 países, o Uber Eats traz opções que vão do fast food a pratos gourmet. Veja o Uber Eats

Estes apps facilitam a busca por pratos locais e a realização de pedidos em diversos idiomas, além de oferecerem variadas formas de pagamento.

Contudo, lembre-se de algumas coisas: traduções podem ter pequenas falhas e nem todos os restaurantes estarão disponíveis. E se você estiver em território completamente novo, aprender palavras básicas sobre comida local pode enriquecer sua experiência culinária.

E já que você está explorando a cidade e tendo uma boa alimentação, que tal se adaptar ao fuso horário local rapidinho para aproveitar ainda mais?

Fuso horário: como manter a produtividade?

Mudanças bruscas de fuso podem bagunçar nosso relógio biológico. Por isso, tente ajustar sua rotina uns dias antes da viagem. E quando chegar?

Beba muita água e evite cochilos durante o dia. E já que estamos falando em manter o ritmo, você já pensou em como continuar com seus exercícios na estrada?

Exercícios na estrada: mantendo o ritmo

Só porque você está viajando, não significa abandonar a rotina de exercícios. Muitos hotéis oferecem academias, ou você pode fazer uma corrida matinal para conhecer a cidade.

É revigorante! E para manter essa energia durante seus compromissos, que tal otimizar seu itinerário?

Itinerário otimizado para reuniões: dicas

Nada de correria! Organize seu dia para que os lugares que você tenha que ir sejam próximos uns dos outros. Assim, você economiza tempo e não se estressa. Ah, e sempre considere o trânsito local.

Depois de um dia produtivo, é hora de relaxar. Vamos ver algumas dicas?

Itinerário otimizado para reuniões – Dicas

Garantindo o Sucesso da Viagem de Trabalho

Depois de planejar toda a logística, desde arrumar a mala até controlar as despesas, é hora de pensar no objetivo principal da sua viagem: fechar o trabalho e atender bem o cliente.

E isso não precisa ser uma montanha-russa de estresse. Vamos dar uma olhada em algumas dicas práticas para garantir que sua viagem seja um sucesso no mundo dos negócios?

Dicas para Fechar Negócios com Maestria na Viagem

1. Escuta Ativa: Realmente escute o que seu cliente tem a dizer. Ao invés de pensar na próxima frase, foque no momento. Isso constrói confiança.
2. Seja Você Mesmo: Pode parecer clichê, mas ser autêntico faz toda a diferença. Pessoas fecham negócios com pessoas, não com empresas.
3. Faça a Lição de Casa: Antes da reunião, saiba tudo sobre a empresa do cliente, seus desafios e oportunidades. Dá uma segurança danada entrar preparado.
4. Flexibilidade é o Segredo: Esteja pronto para adaptar sua apresentação ou proposta conforme a conversa avança. Rigidêz não é bem-vinda aqui.
5. Mantenha o Bom Humor: Mesmo que algo não saia como planejado, leve tudo na esportiva. Um ambiente amigável facilita o fechamento.
6. Relaxe depois: Lembra daquelas dicas sobre relaxar após o trabalho e explorar a cultura local? Elas também valem aqui! Depois de um dia produtivo, dê uma pausa, recarregue as energias e aproveite a cidade.

Então, depois de fechar aquele negócio incrível, curta o local, talvez até experimentando uma comida típica recomendada.

E já que falamos sobre isso, como está sua organização de despesas? Lembre-se de registrar tudo! Porque, no final das contas, a viagem é um combo de trabalho bem feito e boas experiências.

Mas antes disso, vamos falar também sobre como relaxar um pouco após a sua conquista.

Relaxando após o trabalho: o que fazer?

Depois de um dia cheio, que tal explorar a cidade? Procure por atividades leves, como um passeio em um parque ou uma visita a um museu local.

Você se diverte e ainda conhece a cultura local. E já que estamos falando de cultura…

Cultura local: dicas de passeios rápidos

Não volte pra casa sem ter vivenciado um pouquinho do lugar. Museus, parques, teatros… escolha o que mais te agrada e mergulhe na cultura.

É enriquecedor e te dá ótimas histórias para contar. Falando nisso, como você está se locomovendo por aí?

Transporte eficaz na viagem de trabalho

Nada pior do que perder tempo em congestionamentos ou esperando por um transporte que não chega, certo? Na sua cidade de destino, faça uma pesquisa sobre os meios de transporte mais eficientes.

Muitas cidades oferecem passes de transporte público para turistas e viajantes de negócios que podem ser uma mão na roda!

Além disso, aplicativos de carona compartilhada podem ser uma ótima opção para ir de um ponto a outro rapidamente.

E, claro, se a cidade for amigável para ciclistas, por que não alugar uma bicicleta? É saudável, prático e ainda te dá uma nova perspectiva da cidade.

E depois de resolver o transporte, é importante saber onde recarregar as energias, não é?

Onde encontrar comida boa e barata na cidade?

Nada como uma boa refeição para repor as energias! Mas nem sempre queremos gastar muito, principalmente em viagens de trabalho.

Por isso, use e abuse de aplicativos de recomendação de restaurantes ou pergunte aos locais. Eles sempre sabem onde encontrar aquele prato delicioso e com bom custo-benefício.

Além disso, se o seu hotel tiver cozinha, considere fazer uma ida ao mercado local e preparar algo simples.

Você economiza e ainda tem a chance de experimentar ingredientes típicos da região.

E com a barriga cheia, é hora de se preparar para o próximo compromisso, certo?

Organizando despesas e reembolsos

Não se perca nas finanças. Tenha um app ou mesmo uma pastinha para guardar todos os comprovantes. Facilita na hora de prestar contas e evita dores de cabeça.

Tabela de Controle de Despesas e Reembolsos para Viagem de Trabalho

Quando se está em uma viagem de trabalho, as despesas podem começar a se acumular rapidamente.

De refeições a transportes, hospedagens e materiais de trabalho, é essencial manter o controle para garantir que tudo esteja de acordo com a política da empresa e que nenhum gasto passe despercebido.

A tabela acima foi criada para ajudar a manter esse controle.

Nela, você pode registrar a data, categoria do gasto (como alimentação, transporte, hospedagem, etc.), uma breve descrição do que foi, o valor, o método de pagamento (para ajudar na hora de conciliar despesas no seu extrato bancário), se possui nota fiscal (importante para comprovação e reembolso) e o status do reembolso (se foi aprovado, pendente, rejeitado, etc.).

Essa tabela não só facilita o processo de reembolso ao retornar da viagem, como também ajuda a visualizar seus gastos e identificar áreas onde é possível economizar em viagens futuras.

Lembre-se sempre de atualizá-la diariamente para não esquecer nenhum detalhe!

Comunicação eficaz longe da empresa

Estar longe não significa estar desconectado. Use apps de mensagens e videoconferências para estar sempre em contato com a equipe. E seja claro em suas comunicações. Clareza também é fundamental nas apresentações, viu?

Apresentações impactantes em viagem

Esteja preparado para surpreender. Leve consigo todos os recursos necessários e ensaie sua apresentação. Mostre confiança e domínio sobre o assunto. Mas e se algo sair do planejado?

Lidando com imprevistos em viagens

Imprevistos acontecem. Tenha sempre um plano B (e um plano C!). Mantenha a calma e use os recursos que tem à mão. Às vezes, uma solução simples resolve. E para que tudo seja mais leve…

Truques para tornar a viagem agradável

Música, um bom livro, meditação. Descubra o que te relaxa e inclua na sua rotina de viagem. E lembre-se: equilíbrio é tudo. Equilíbrio entre o quê, você pergunta?

Equilibrando trabalho e lazer na trip

Trabalhe duro, mas também se divirta. Separe momentos do seu dia para descansar e curtir o local. Uma viagem de trabalho também pode ser prazerosa. E no final…

Retornando com Conquistas e Experiências Memoráveis

Ah, a sensação de retornar de uma viagem de trabalho! É um misto de alívio e realização, principalmente quando conseguimos alcançar nossos objetivos.

Mas além dos resultados tangíveis, as viagens também são oportunidades únicas de coletar experiências e histórias que vão muito além das salas de reunião.

Primeiramente, todo profissional busca voltar para casa com a sensação de dever cumprido.

Seja fechando um contrato, solidificando parcerias ou realizando treinamentos produtivos, o sabor da conquista é inegável. E com as ferramentas e dicas certas que abordamos nos tópicos anteriores, você pode otimizar suas chances de sucesso!

Por outro lado, as viagens de trabalho também nos oferecem a chance de mergulhar em novas culturas, mesmo que rapidamente.

Seja uma comida local deliciosa que você provou, uma paisagem de tirar o fôlego que você teve a chance de ver, ou uma interação humana que te marcou, são essas pequenas histórias que tornam sua jornada rica e completa. E quem sabe?

Talvez essas experiências também se tornem ótimas histórias para compartilhar na próxima reunião ou jantar com amigos.