Você provavelmente já deve ter enviado uma mensagem para alguma empresa e ficou sem saber se seria respondido, não é mesmo? Ou ainda, enviou uma mensagem pelas redes sociais e simplesmente não obteve a resposta desejada, ficando sem opções para sanar a sua dúvida.
Isso realmente não é bom e pode manchar a reputação de uma empresa. O bom atendimento ao cliente é sempre prioridade para os negócios.
No entanto, existe uma solução muito simples para que as empresas possam prestar um rápido atendimento aos seus clientes, que é a Mensagem Automática.
Através dessa ferramenta, facilmente encontrada em todas as redes sociais e aplicativos de mensagens, o seu cliente poderá encontrar as respostas que tanto deseja e ainda, permanecer satisfeito com o atendimento recebido.
Neste artigo, vamos mostrar como funcionam as mensagens automáticas e como configurá-las em várias redes sociais e aplicativos de mensagens com o Whatsapp.
Se você deseja manter um bom atendimento ao seu cliente, continue lendo os tópicos a seguir.
O que veremos neste artigo
O que é mensagem automática?
Mensagem automática é uma resposta enviada automaticamente por um sistema. Ela ocorre quando alguém entra em contato. Isso mantém a conversa ativa mesmo sem alguém online.
Usar mensagens automáticas para clientes ajuda a informar e orientar pessoas. Elas sabem o que esperar e quando receberão ajuda.
Vantagens da automação de mensagem
A primeira vantagem é a disponibilidade. A mensagem automática está sempre pronta para responder. Isso é vital em um mundo que espera respostas 24/7.
Outro ponto é a eficiência e flexibilidade. Ela permite que os atendentes se concentrem em problemas mais complexos. Enquanto isso, a mensagem automática cuida das questões básicas.
Como configurar autoresposta no e-mail?
Para configurar no Gmail:
- Acesse as configurações clicando no ícone de engrenagem.
- Vá em ‘Ver todas as configurações’.
- Clique em ‘Resposta automática’.
- Ative a opção ‘Enviar resposta automática’.
- Defina o período e redija sua mensagem.
- Clique em ‘Salvar alterações’ no final da página.
Para configurar no Outlook:
- Clique em ‘Arquivo’ e depois em ‘Respostas Automáticas’.
- Selecione ‘Enviar respostas automáticas’.
- Especifique o intervalo de tempo.
- Digite a mensagem que será enviada automaticamente.
- Clique em ‘OK’ para ativar.
Como fazer uma mensagem automática no Whatsapp?
No WhatsApp Business, siga estes passos:
- Toque nos três pontos verticais para acessar o menu.
- Vá em ‘Ferramentas para a empresa’.
- Selecione ‘Mensagem de ausência’.
- Ative a opção e redija sua mensagem.
- Defina os horários de envio.
- Salve as alterações.
Isso garante que seus clientes recebam uma resposta imediata quando você não estiver disponível.
Como fazer uma mensagem automática no Facebook?
Para criar uma mensagem automática no Facebook:
- Acesse a sua página do Facebook.
- Clique em ‘Configurações’ e depois em ‘Mensagens’.
- Ative o recurso de ‘Assistente de respostas’.
- Escreva sua mensagem automática.
- Salve as alterações.
Com essa configuração, os usuários recebem uma resposta imediata quando enviam uma mensagem para sua página.
Como fazer uma mensagem automática no Instagram?
Configurar no Instagram é fácil:
- Vá ao seu perfil e toque no menu de hambúrguer (três linhas no canto superior direito).
- Toque em ‘Configurações’.
- Selecione ‘Empresa’ ou ‘Privacidade’ (depende do tipo de conta).
- Vá em ‘Mensagens’.
- Ative as respostas rápidas e configure a mensagem desejada.
Pronto, sua mensagem automática está configurada no Instagram.
Como usar mensagens automáticas para marketing em 7 passos?
Para usar mensagens automáticas no marketing, siga estes passos:
- Identifique o público-alvo.
- Personalize a mensagem para ele.
- Defina os objetivos da campanha.
- Escolha as palavras-chave certas.
- Crie uma chamada para ação clara.
- Acompanhe e ajuste as mensagens com base na resposta do cliente.
- Meça os resultados para melhorar as estratégias.
Isso ajuda a atingir os clientes de forma eficaz e a medir o sucesso do marketing.
7 Exemplos de mensagem de boas-vindas
Boas mensagens de boas-vindas podem engajar os clientes. Veja exemplos simples:
- “Bem-vindo! Estamos aqui para ajudar.”
- “Olá! Agradecemos por nos escolher.”
- “Oi! Que bom ver você por aqui.”
- “Boas-vindas da nossa equipe!”
- “Felizes em tê-lo conosco. Como podemos ajudar?”
- “Saudações! Se precisar, é só chamar.”
- “Olá! Conta com a gente para o que precisar.”
Essas são formas calorosas de receber os clientes.
7 Exemplos de mensagens automáticas
Mensagens automáticas eficientes são claras e úteis. Aqui estão alguns exemplos:
- “Recebemos sua mensagem. Logo responderemos.”
- “Oi! Estamos fora agora, mas voltamos logo.”
- “Sua mensagem é importante. Aguarde nosso contato.”
- “Obrigado por entrar em contato! Retornaremos em breve.”
- “Precisa de ajuda? Responderemos em até 24 horas.”
- “Recebemos seu pedido. Confirmaremos em breve.”
- “Obrigado por sua mensagem. Estamos verificando e logo retornaremos.”
Elas mantêm o cliente informado sobre o que esperar.
Quando usar mensagens automáticas?
Use mensagens automáticas para:
- Responder fora do horário de atendimento.
- Confirmar o recebimento de uma mensagem ou pedido.
- Informar sobre tempos de espera esperados.
Isso mantém a comunicação clara e respeitosa.
Ferramentas para automação simples
Ferramentas de automação facilitam o envio de mensagens automáticas. Algumas opções são:
- Mailchimp: para e-mails marketing automatizados.
- HubSpot: integra automação com CRM.
- Zendesk: para atendimento ao cliente automatizado.
- Hootsuite: para posts automáticos em redes sociais.
- Intercom: para mensagens automatizadas em websites.
- Moosend: para campanhas de e-mail e automação.
- ActiveCampaign: combina e-mail marketing, automação e CRM.
Essas ferramentas ajudam a manter contato com os clientes de forma eficiente.
Mensagens automáticas e o atendimento
Mensagens automáticas devem complementar o atendimento humano. Elas não substituem a interação pessoal. Mas garantem que o cliente não fique sem resposta.
O uso adequado melhora a experiência do cliente. Isso pode levar a uma maior satisfação e lealdade.
Personalizando mensagens automáticas
Personalizar mensagens automáticas é crucial. Use o nome do cliente e informações relevantes. Isso mostra que você se importa e entende as necessidades dele.
Mensagens personalizadas criam uma conexão. Elas fazem o cliente se sentir valorizado.
Dicas de linguagem em autorespostas
Na linguagem de autorespostas, seja claro e direto. Use um tom amigável e profissional. Evite jargões e seja pessoal quando possível.
Boas autorespostas são breves e informativas. Elas orientam o cliente sobre os próximos passos.
Integrando CRM com mensagens automáticas
Integrar CRM com mensagens automáticas ajuda a personalizar a comunicação. Isso permite que você use dados do cliente para criar mensagens relevantes.
A integração torna as mensagens automáticas mais efetivas. Elas se tornam parte da estratégia de relacionamento com o cliente.
Mensagem automática fora do horário
Fora do horário de atendimento, configure mensagens automáticas. Isso informa os clientes quando eles podem esperar uma resposta. Dê detalhes do horário de funcionamento.
Essas mensagens garantem transparência. Elas respeitam o tempo do cliente.
Como evitar erros em mensagens auto
Para evitar erros em mensagens automáticas:
- Revise o texto cuidadosamente.
- Teste a mensagem antes de ativar.
- Monitore regularmente para correções.
Cuidado com os detalhes garante a qualidade das mensagens.
Mensagens de follow-up automáticas
Mensagens de follow-up automáticas são lembretes úteis. Elas podem agradecer pela compra ou pedir feedback. Planeje-as para momentos estratégicos.
Essas mensagens mantêm a comunicação ativa. Elas incentivam a interação contínua.
Automatizar sem perder o toque humano
Para manter o toque humano:
- Use uma linguagem natural e pessoal.
- Ofereça opções de contato humano.
- Personalize as mensagens.
Isso garante que a automação não se torne impessoal.
Como mensurar sucesso das mensagens
Para mensurar o sucesso das mensagens automáticas:
- Acompanhe taxas de abertura e cliques.
- Meça a satisfação do cliente.
- Analise as conversões resultantes das mensagens.
Isso ajuda a entender o impacto das suas mensagens.
Mensagem automática para confirmação de pedidos
Mensagens automáticas de confirmação de pedidos devem incluir:
- Detalhes do pedido.
- Tempo estimado de entrega.
- Contato para dúvidas ou problemas.
Isso transmite segurança e organização.
Criando FAQs para mensagens automáticas
FAQs ajudam a responder dúvidas comuns. Inclua-as em mensagens automáticas. Isso pode reduzir a necessidade de contato direto.
FAQs bem feitas economizam tempo do cliente e da equipe.
Autoresposta para feedback de serviço
Autorespostas para feedback mostram que você valoriza a opinião do cliente. Agradeça o feedback. Encoraje a continuidade do diálogo.
Essa prática pode melhorar o serviço e a relação com o cliente.
Mensagem automática para festas sazonais
Para festas sazonais, crie mensagens automáticas temáticas. Isso celebra o momento e engaja os clientes. Inclua desejos sinceros ou promoções especiais.
Mensagens temáticas criam uma atmosfera festiva e aumentam a conexão com os clientes.
Treinando equipe em mensagens automáticas
Treine sua equipe para gerenciar mensagens automáticas. Eles devem saber como personalizar e quando intervir. Uma equipe bem treinada garante que a automação complemente o serviço humano.
Isso melhora a eficiência e a eficácia da comunicação.
Conclusão
Mensagens automáticas são ferramentas poderosas para negócios. Elas economizam tempo e mantêm a comunicação eficaz. Use-as sabiamente para melhorar a experiência do cliente e otimizar o atendimento.
