Gestão do tempo e produtividade: 13 Dicas práticas

Gestão do tempo e produtividade maximizam tempo e aumentam os negócios. Veja como estas dicas podem mudar sua vida.

As pequenas empresas e os freelancers precisam maximizar o tempo para aumentar seus negócios, e as habilidades de administração do tempo e produção podem ajudar a fazer isso. O administração de tempo é importante para empresas ocupadas, para que possam priorizar todas as suas tarefas de trabalho e atingir seus objetivos mais rapidamente. Quando você gerenciar melhor seu tempo, poderá aproveitar novas oportunidades e expandir seus negócios de maneira sustentável.

O que é gestão do tempo e produção?

Gestão tempo e produtividade é a estratégia de planejar o tempo disponível e controlar a quantidade de tempo que você gasta em tarefas específicas para trabalhar com mais eficiência. A administração do tempo de forma eficaz é mais fácil para algumas pessoas do que para outras, mas todos podem desenvolver hábitos para melhorar suas habilidades de gestão tempo.

A produtividade relacionada à gestão do tempo é exatamente o fato quê, ao utilizar melhor o tempo que possui, inevitavelmente você conseguirá produzir mais e melhor, para si mesmo e para sua equipe.

Outro fator importante para a gestão do tempo é que isso pode melhorar a sua vida em família também, pois o seu exemplo poderá fazer com que haja um engajamento maior de todos quanto ao foco e melhor desempenho entre si, como otimizarem seus horários de banho, trabalho e lazer.

Melhore seu desempenho

Como melhorar o meu tempo se eu não sei quanto tempo levo em cada tarefa, não é mesmo? O tempo que gasto indo para o trabalho de carro quando poderia ir de metrô, por exemplo, só é possível compreender o ganho se eu conseguir cronometrar o tempo utilizado de viagem. Em alguns caso não seria o ganho, mas sim a perda de tempo.

Outro exemplo é saber quanto tempo você passa em reuniões no trabalho. Talvez não passe tanto tempo nestas reuniões quanto o tempo que você dispende em preparar cada uma das pautas. Já pensou sobre isso? E desta forma você poderá imaginar muitas situações dentro da sua área de atuação.

Quando você aprender a bloquear o tempo do seu dia para todas as suas tarefas importantes, terá uma ideia melhor de tudo o que precisa realizar e de quanto tempo cada tarefa deve levar. Quando você tiver um cronograma a seguir, provavelmente descobrirá que gasta menos tempo decidindo no que trabalhar ou procrastinar e mais tempo dedicando-se a trabalhos importantes. 

A gestão do tempo pode ajudar você a se concentrar apenas nas tarefas essenciais à sua frente e evitar distrações demoradas.

Produza melhor seu trabalho

Obter maior produtividade no trabalho é entender a sua relação com o tempo utilizado em cada tarefa que desenvolve na sua rotina.

Uma das melhores forma de produzir mais é trabalhar de forma inteligente. Isso se consegue com um simples planejamento do que irá fazer em seu dia ou semana. Imaginar as suas tarefas e colocar no papel o que precisará fazer em cada uma delas é fantástico! Isso já irá ajudar muito mais do que já sair fazendo estas tarefas sem saber ao certo por onde começar.

Talvez até saiba por onde começar, vamos ser justos, mas no meio do caminho poderá se atrapalhar, e não queremos que isso aconteça.

Quando você não está constantemente correndo para cumprir um prazo, pode colocar mais esforço e reflexão em seu trabalho. A gestão do tempo ajuda a priorizar suas tarefas para garantir que você tenha tempo suficiente disponível para concluir cada projeto. A qualidade do seu trabalho aumenta quando você não está se apressando para concluí-lo antes de um prazo próximo.Isso ajuda na sua gestão do tempo e produtividade.

Entregue o trabalho no prazo

Gerenciar adequadamente seu tempo envolve atribuir todas as tarefas da sua lista a um bloco de tempo específico. Muitas pessoas usam a gestão do tempo para permitir-se vários dias para concluir um projeto ou concluí-lo antes da data de vencimento para fornecer um buffer para quaisquer desafios que possam surgir. Se você programar adequadamente o tempo necessário para concluir seu trabalho, poderá cumprir seus prazos sempre.

Além disso, no caso de você ser autônomo por exemplo, conforme forem as suas entregas dentro do prazo, já poderá calcular os seus ganhos mensais, sendo um fator crucial para a sua qualidade de vida e gastos ou investimentos futuros.

Caso você trabalhe para uma empresa, a entrega dentro ou antes do prazo dará à você algum tempo sem pressão externa e poderá investir em treinamentos e organização de futuros trabalhos, sem otimizando o tempo que sobra para você.

Reduza seu stress

É fácil ficar ansioso quando você tem uma lista completa de tarefas a serem realizadas, tanto no trabalho quanto na vida pessoal. Um bom gerenciamento de tempo pode ajudá-lo a priorizar sua lista de tarefas e reservar o tempo necessário para as tarefas mais importantes, para que você saiba exatamente o que precisa fazer e quanto tempo tem para concluir tudo. 

Priorizar suas tarefas e conceder tempo suficiente para realizá-las podem ajudar a reduzir seus níveis de estresse, auxiliam na sua gestão do tempo e produtividade e, com isso, poder até mesmo se dedicar muito melhor aos seus filhos, família, fé religiosa e tantos outros temas que são importantes e fundamentais para nossa vida e relacionamentos.

Oportunidades de carreira

A gestão do tempo e produtividade pode ajudá-lo a se tornar um funcionário mais confiável, que sempre envia um trabalho de alta qualidade nas datas de vencimento. Por sua vez, isso o tornará mais valioso como trabalhador e melhorará sua reputação profissional, o que pode ajudá-lo a encontrar novas oportunidades para expandir sua carreira.

Gerenciar bem o seu tempo e ser referência pelas suas entregas é um dos melhores caminhos para ser notado e bem visto para um cargo de liderança. O que se espera dos líderes é realmente esta preparação e autogerenciamento de suas tarefas e funções, pois isso irá mostrar o quanto você também poderá gerenciar sua equipe de trabalho.

Na verdade, o que uma empresa mais deseja de sua liderança é que possam caminhar muito bem, sem muitas intervenções e ajustes, e possam manter seus grupos sempre com alta produtividade. Uma liderança assim pode ser chamada de equipe de alto desempenho!

Aumente sua confiança

Quando você administra seu tempo adequadamente e cumpre com sucesso seus prazos, sentirá uma sensação de realização e confiança em suas habilidades. O final consistente de sua lista de tarefas diárias é um grande motivador que pode levar as pessoas a melhorar ainda mais suas habilidades de gestão do tempo e a aproveitar novas oportunidades de trabalho.

Esta confiança trará mais responsabilidades e mostrará o quanto sua empresa poderá contar com você para novas e diferentes funções e desafios. Estes desafios podem aparecer em formato de cargos de diretoria e outros neste sentido.

Quando o líder se torna mais confiante das suas ações e conhece mais sobre o gerenciamento do tempo, é muito provável que também terá uma equipe engajada e de alto produtividade, o que fará toda a diferença de como é visto dentro da empresa.

Torne-se eficiente

Quando você entender como fazer a gestão do tempo e produtividade, ficará mais focado no trabalho, o que lhe permitirá realizar mais com menos tempo disponível. Por exemplo, em vez de tentar trabalhar em um grande projeto quando você tem quinze minutos livres antes de uma reunião, você pode realizar algumas tarefas pequenas nesse período e salvar as tarefas maiores que requerem mais força cerebral quando você tem um grande bloco de tarefas. tempo livre. Você poderá trabalhar com mais eficiência para obter mais com menos tempo.

Administração do tempo – Antecedência

Planejar sua administração do tempo e produção com antecedência é o elemento mais importante de uma boa gestão do tempo e produtividade. Entenda quando você é mais produtivo: talvez você esteja mais alerta logo de manhã, ou talvez tenha acertado o passo à noite. Salve as tarefas mais importantes e desafiadoras para quando sua produtividade for mais alta. Programe tarefas mais simples ou menores para momentos em que você estiver menos alerta. Tenha uma boa noção antes de começar a cada dia de quanto tempo você gastará trabalhando em tudo da sua lista de tarefas.

Priorizar tarefas

Avalie todos os projetos nos quais você precisa trabalhar para determinar quais tarefas são as mais urgentes e importantes e faça delas a sua principal prioridade para o dia. Deixe tarefas ou projetos menos importantes que ainda não se tornaram urgentes mais tarde, quando tiver mais tempo disponível para se concentrar nesses projetos menos cruciais.

Saber o que é urgente e o que é prioridade se torna fundamental para um líder. As prioridades são sempre aquelas imprescindíveis de serem realizadas, não se discute sobre sua execução, no máximo como será o planejamento para executá-las. A urgência é algo extremamente importante que se faça e seja cumprida num curto espaço de tempo, todavia não vem antes das suas prioridades.

Uma urgência até pode se tornar prioridade pelo agravamento de sua situação, mas as prioridades são aquelas já planejadas, concretas e que são rotinas dentro da empresa. As urgências podem aparecer durante o dia, por exemplo, ou podem aparecer de forma inesperada durante sua rotina e é preciso também ser resolvida assim que terminar o que é prioritário.

Eliminar distrações

As distrações são um dos maiores assassinos de produtividade. Sites de mídia social, smartphones e colegas de trabalho perturbadores podem distraí-lo de suas prioridades e prejudicar sua programação. Segundo um estudo da Think Money , um terço dos funcionários fica distraído por até três horas da jornada de trabalho. Se você achar que algumas distrações são uma tentação demais, considere deixar seu smartphone trancado em uma gaveta durante o dia ou usar uma extensão do navegador para bloquear os sites que mais o distraem.

Para quem trabalha em Home Office, as distrações podem ser as mais variadas, que vão desde o latido do cachorrinho, miado do gato ou pedidos dos filhos para você ficar brincando com eles um pouco mais. As distrações também podem vir no formato de um “merecido lanchinho” e cafezinho.

Cuide do que é prioritário em primeiro lugar e elimine as distrações de sua mente.

Não seja multitarefa

A multitarefa pode parecer uma boa maneira de realizar trabalhos extras, mas, na realidade, diminui sua produtividade. Em vez de concluir vários projetos, você acaba iniciando, mas não finalizando nenhum deles. A melhor maneira de gerenciar seu tempo é se concentrar em uma única tarefa de cada vez e prestar toda a atenção enquanto estiver trabalhando nela, para evitar erros.

Recompense-se pelo bom trabalho

As recompensas podem ser um grande motivador para uma boa gestão do tempo e produtividade. Dê a si mesmo uma pequena recompensa por todas as tarefas realizadas no dia. Por exemplo, você pode comemorar o final de um relatório dando uma caminhada de 15 minutos no exterior. As recompensas mantêm você motivado no trabalho e podem ajudá-lo a alcançar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Administração do Tempo – Conclusão

Bem, de posse de tantas informações, fica muito mais simples entendermos que, não é a falta de tempo que prejudica o nosso relacionamento familiar ou dedicação à nossa espiritualidade, ou ainda, não é a falta de tempo que nos prejudica de sermos mais eficientes, pelo contrário…Mas a má administração do tempo e produção.

O que mais nos prejudica quanto ao tempo são as más decisões sobre o que fazemos com ele!

Ao termos uma gestão do tempo controlada e bem medida, aprofundada e impregnada em nossas vidas, teremos tempo para fazemos tudo o que devemos fazer, incluindo termos uma qualidade de vida muito maior para nós e nossas famílias.

Também teremos tempo para nos dedicar à nossa fé religiosa, aos esportes e, até mesmo para podermos descansar de forma adequada.

Sendo assim, doe seus esforços para a administração do tempo e produção de forma adequada, de tal maneira que estas informações acima possam ser um divisor de águas em sua vida, trazendo felicidades à vocês e fazendo com que tudo aquilo que fizer não seja perda de tempo, mas, qualidade de vida!

Ref: Fresh Books TELEGRAPH